Tablas Dinámicas Excel – ¿Qué es una tabla dinámica?

Las tablas dinámicas en Excel (o Tablas Pivote) son una herramienta muy eficaz que facilita tabular y resumir datos en las hojas de cálculo, especialmente si los datos cambian mucho.

Si nos encontramos escribiendo un montón de fórmulas para resumir datos en Excel (sobretodo usando funciones como SUMAR.SI y CONTAR.SI), entonces, las Tablas dinámicas en Excel nos pueden ahorrar mucho tiempo y esfuerzo y también nos darán pistas sobre los datos que de otra forma son muy difíciles de descubrir.

Y esto no es todo, sino que también nos permiten cambiar rápidamente cómo los datos se muestran prácticamente sin ningún esfuerzo en absoluto.

En este tutorial mostraremos cómo crear una sencilla tabla dinámica en Excel para resumir un conjunto de registros de ventas diarias para un equipo de varios vendedores.

Para propósitos de esta lección, mostraremos cómo crear tablas dinámicas Excel 2013 y Excel 2010. Mientras Excel 2013 ofrece algunas herramientas adicionales para crear una tabla dinámica, los pasos fundamentales siguen siendo los mismos que en Excel 2010.

Tablas Dinámicas Excel – ¿Qué aprenderás en esta lección?

En este tutorial sobre tablas dinámicas en Excel, aprenderás a:

Configurar tus datos en Excel, para que estén en un formato que se pueda usar para una tabla dinámica.
Hacer una tabla dinámica Excel con esos datos
Cambiar el informe de tabla dinámica para reflejar las diferentes vistas sobre los mismos datos.

Los datos que vamos a trabajar en este ejemplo es una tabla de Excel que tiene dos meses de ventas diarias de datos para un equipo de cuatro personas, ventas desglosadas por producto. Las primeras filas se muestran a continuación:

De hecho, esta hoja de cálculo se amplía a 320 registros de ventas de todo el mes de enero. Mientras pudiera haber alguna persona que le echara un vistazo a los datos de la tabla anterior y pensara “Yo podría resumir rápidamente a mano y con unas pocas fórmulas y presentar los datos en un reporte”, la verdad es que este trabajo es demasiado (y ciertamente puede llegar a tomar demasiado tiempo haciéndolo a mano).

Aquí es donde las tablas dinámicas en Excel son, por mucho, la mejor solución: nosotros seremos capaces de presentar estos datos en menos de un minuto, y poder obtener diferentes resúmenes con unos cuantos clics del ratón.

Tablas Dinámicas Excel – Asegurarnos que los datos estén listos

Hay algunas reglas importantes que se deben seguir si se desea crear una tabla dinámica Excel con nuestros datos:

Es necesario tener todos los datos organizados en columnas con títulos. Los títulos se utilizarán al hacer la tabla dinámica Excel, y las cosas se pondrán muy confusas sin el uso de títulos.
Asegurarse de no tener filas o columnas vacías en los datos. Excel es bueno en la detección del inicio y del final de una tabla de datos, buscando las filas y columnas vacías y en dicho punto se detiene.
- Una sugerencia para comprobar si los datos son formateados en un rango contiguo (un término extravagante para decir “un bloque de datos”) es hacer clic en una celda individual en la tabla y a continuación, presionar SHIFT+* (o Ctrl+Shift+8). De esta forma, automáticamente se selecciona toda la tabla. A continuación podrás ver si tienes algún problema con el diseño de la tabla.
- Toma en cuenta que tener celdas vacías está bien. Lo que no es correcto es tener todo un renglón o toda una columna de celdas vacías.
Datos consistentes en todas las celdas.
- Si tienes una columna de fecha, asegúrate de que todos los valores de esa columna son fechas (o celdas en blanco).
- Si tienes una columna de cantidad, asegúrate de que todos los valores son números (o celdas en blanco) y no palabras o texto.

En este punto, si todo se ve bien, estamos listos para pasar a la etapa siguiente.

Tablas Dinámicas Excel – Crear una tabla dinámica en blanco

Para comenzar a hacer una tabla dinámica, seguir los siguientes pasos:

Hacer clic en una celda de la tabla de datos. El clic puede ser en cualquier celda, siempre y cuando los datos cumplan con las reglas descritas anteriormente. De hecho, en este punto es todo o nada: selecciona toda la tabla o sólo una celda de la tabla. No selecciones unas cuantas celdas, ya que Excel puede pensar que tú estás tratando de crear una tabla dinámica Excel a partir de sólo esas celdas seleccionadas.
Hacer clic en el menú Insertar y hacer clic en el botón Tabla dinámica:

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Podemos observar que el campo Tabla/Rango reflejarán automáticamente los datos de la tabla (puedes hacer clic en el botón para cambiar el valor la tabla en caso de que Excel escogió mal). Alternativamente, se puede elegir un origen de datos externo, como una base de datos (que trataremos en otro tutorial)
También hay que tener en cuenta que se puede elegir dónde debe ir la nueva tabla dinámica Excel. De forma predeterminada, Excel sugiere una nueva hoja de cálculo, que desde mi punto de vista es la mejor opción, a menos que se desee tener la tabla en una hoja de cálculo ya existente.
- Hay que advertir que si los datos cambian mucho, o si te encuentras cambiando el diseño de la tabla dinámica muy frecuente, la actualización de los datos en la tabla dinámica puede resultar en un cambio de forma de la tabla y una cobertura de un área más grande. Si tienes datos o fórmulas en esa zona, desaparecerán. Por lo tanto, poner una tabla dinámica en la misma página que los datos de origen o junto con otra información puede causar verdaderos dolores de cabeza más adelante, y es por eso que la opción de nueva hoja de cálculo es la opción recomendada.

Una vez que se haya completado la selección, hacer clic en Aceptar. Suponiendo que se eligió la opción Nueva hoja de cálculo, Excel creará una hoja nueva en el libro actual y colocará la tabla dinámica en blanco en esa hoja de cálculo. Ahora estamos listos para diseñar nuestra tabla dinámica de Excel.

Tablas Dinámicas Excel – Diseñando nuestro propio diseño de tabla dinámica

Cuando cambies a la hoja de cálculo con la nueva tabla dinámica, notarás que hay tres elementos de la tabla en pantalla, empezando por el propio informe de la tabla dinámica:

A continuación, verás la lista de campos de la tabla dinámica y debajo de la lista de campos encontrarás el campo de área de diseño. Ten en cuenta que se debe mostrar los encabezados de columna de tu tabla de datos.

Para crear el diseño, primero se deben seleccionar los campos que se desea incluir en la tabla y, a continuación, colocarlos en la ubicación correcta.

Se puede seleccionar las casillas de los campos que se desea incluir y Excel tratará de adivinar en qué área debe ser colocado cada campo. Sin embargo, la tabla dinámica se actualiza cada vez que se activa una de las casillas que pueden hacer lento el trabajo, especialmente si Excel coloca un campo en el lugar equivocado.
Por lo tanto, te recomiendo que arrastres y coloques cada campo al área en la que deseas que se encuentre.

Como ejemplo, aquí muestro la lista de campos y el área de diseño con los campos en el lugar deseado para mostrar un informe con:

Cada día abajo a la izquierda, con cada vendedor mostrado por separado para cada día
Los productos se muestran en la parte superior
La cantidad total de artículos vendidos para cada celda en la tabla dinámica.

Aquí muestro cómo estructuré este informe: